Si tienes trabajadores en planilla en Perú, el control de asistencia no es opcional: es una obligación legal que SUNAFIL fiscaliza activamente y que puede derivar en multas de hasta 20 UIT si no se cumple correctamente. En esta guía te explicamos exactamente qué pide SUNAFIL, cuáles son las infracciones más comunes, qué datos debe contener tu registro y por qué un sistema biométrico es hoy la solución más segura y eficiente para cumplir con la normativa.
¿Qué es SUNAFIL y por qué le incumbe el control de asistencia?
La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) es el organismo del Estado peruano encargado de vigilar que las empresas cumplan con las normas laborales y de seguridad en el trabajo. Tiene facultad para ingresar a cualquier centro de trabajo sin previo aviso, solicitar documentación, entrevistar al personal y aplicar sanciones económicas.
Una de sus principales áreas de fiscalización es el registro de asistencia y control de jornada laboral. La razón es simple: sin un registro confiable de entradas y salidas, es imposible verificar el pago correcto de horas extras, el cumplimiento de la jornada máxima legal y el respeto a los derechos del trabajador.
¿Quiénes están obligados a llevar un registro de asistencia?
La obligación aplica a todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, sin importar el tamaño de la empresa. Esto incluye microempresas, PYMES, medianas y grandes empresas por igual.
Sin embargo, existen tres categorías de trabajadores que están exceptuados de esta obligación:
- Personal de dirección: quienes representan al empleador y tienen poder de decisión sobre la marcha del negocio.
- Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata: aquellos que trabajan fuera del centro sin supervisión directa sobre su tiempo (por ejemplo, vendedores de campo con autonomía total en su agenda).
- Servicios intermitentes o de vigilancia: puestos que implican largos periodos de inactividad o espera entre tareas.
Todo empleador del sector privado está obligado por ley a llevar un registro permanente de asistencia de sus trabajadores.
¿Qué datos obligatorios debe contener el registro de asistencia?
El registro de asistencia no puede ser cualquier anotación o planilla informal. La normativa establece con precisión qué información mínima debe incluir cada registro para ser válido ante una inspección de SUNAFIL:
- Nombre o denominación social del empleador y su número de RUC
- Nombre completo del trabajador y número de DNI
- Fecha, hora y minutos exactos de ingreso al centro de trabajo
- Fecha, hora y minutos exactos de salida del centro de trabajo
- Registro de horas extraordinarias (horas extras) cuando corresponda
- El marcado debe ser realizado personalmente por cada trabajador, no puede ser llenado por un supervisor ni tener horarios preimpresos
Además, la información registrada debe cumplir con dos condiciones fundamentales: debe ser inalterable (no puede modificarse después de registrada) y debe conservarse durante 5 años, estando disponible en cualquier momento para inspectores de SUNAFIL, sindicatos o los propios trabajadores que la soliciten.
¿En qué formato se puede llevar el registro? ¿Vale uno digital?
La ley es flexible en cuanto al soporte utilizado. Se puede llevar el registro en:
Lo importante es que, sea cual sea el formato elegido, el sistema debe garantizar que la información no pueda ser alterada. Es por eso que los registros manuales — aunque legalmente permitidos — presentan un riesgo alto: son fáciles de modificar, se pueden completar con datos falsos y no ofrecen ninguna prueba tecnológica ante una auditoría.
En contraste, un sistema biométrico digital genera registros con marca de tiempo automática, sin posibilidad de ser modificados manualmente, y en muchos casos incluye fotografías del trabajador en el momento del marcado. Esto lo convierte en la herramienta más robusta para cumplir con SUNAFIL.
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¿Qué infracciones puede detectar SUNAFIL en una inspección?
Las infracciones relacionadas al control de asistencia se clasifican en tres niveles según su gravedad. Las multas se calculan en función del número de trabajadores afectados y pueden escalar desde 1 UIT hasta 20 UIT (en 2026, la UIT es de S/ 5,400).
| Tipo de Infracción | Conducta Sancionada | Multa Referencial |
|---|---|---|
| LEVE | No exhibir el horario de trabajo en un lugar visible para los trabajadores | Desde 0.5 UIT (S/ 2,700) |
| GRAVE | No contar con registro de control de asistencia o no pagar horas extras reconocidas | Desde 3 UIT (S/ 16,200) |
| GRAVE | Imponer una jornada mayor a las 48 horas semanales sin reconocer horas extras | Desde 3 UIT (S/ 16,200) |
| MUY GRAVE | Sustituir al trabajador en el marcado de asistencia (marcar por él) | Desde 5 UIT (S/ 27,000) |
| MUY GRAVE | Obligar a un trabajador a realizar horas extras no autorizadas ni remuneradas | Desde 5 UIT (S/ 27,000) |
| MUY GRAVE | Incumplir el derecho a la desconexión digital para teletrabajadores (mínimo 12 horas continuas) | Desde 5 UIT (S/ 27,000) |
Un sistema digital genera automáticamente el dashboard de asistencia con totales de puntualidad, retardos, faltas y horas extras — datos que deben estar disponibles ante cualquier inspección de SUNAFIL.
¿Qué establece el precedente del Tribunal SUNAFIL sobre sistemas digitales?
En junio de 2024, el Tribunal de Fiscalización Laboral de SUNAFIL publicó la Resolución N° 011-2024-SUNAFIL/TFL, que estableció precedentes de observancia obligatoria sobre el registro de asistencia. Dos puntos clave para las empresas que usan sistemas digitales:
- La marcación extemporánea (registrar fuera del horario habitual) no implica automáticamente una infracción, siempre que el sistema digital permita justificar o subsanar la omisión de forma verificable.
- El procedimiento sancionador debe aplicar la primacía de la realidad: si un trabajador claramente laboró, aunque exista un problema técnico puntual en el registro, no puede aplicarse la sanción de forma puramente formal.
Este precedente es una buena noticia para las empresas que ya cuentan con sistemas digitales: demuestra que SUNAFIL reconoce y valora la evidencia tecnológica como prueba de cumplimiento, por encima de registros manuales o papeles que son mucho más fáciles de cuestionar.
Control de asistencia en el teletrabajo: las reglas cambian
Con la consolidación del trabajo remoto en Perú, SUNAFIL incorporó regulaciones específicas para teletrabajadores que toda empresa debe conocer:
Mínimo 12 horas continuas sin comunicación laboral
Obligatorio aunque el trabajador esté fuera del local
Apps móviles, plataformas web, sistemas con geolocalización
Para las empresas con personal en campo o en modalidad híbrida, existen hoy soluciones de marcado que funcionan desde smartphones, validan la ubicación GPS del trabajador y generan reportes automáticos que cumplen con los requisitos de SUNAFIL, todo sin necesidad de que el trabajador regrese a la oficina a registrar su asistencia.
¿Cómo cumplir con SUNAFIL paso a paso?
Implementar un sistema de control de asistencia que cumpla con todos los requisitos legales no es complicado si sigues un proceso ordenado:
- Elige el soporte adecuado: Define si usarás un sistema físico o digital. Para la mayoría de empresas, un terminal biométrico es la opción más completa: registra hora y minutos exactos, es inalterable y genera reportes listos para auditoría.
- Verifica que el sistema registre todos los datos obligatorios: RUC del empleador, DNI del trabajador, fecha, hora y minutos de entrada y salida, y horas extras cuando aplique.
- Configura el marcado individual: Ningún supervisor puede registrar por otra persona. Los sistemas biométricos garantizan esto por diseño: solo el propio trabajador puede registrar con su huella o su rostro.
- Muestra el horario en lugar visible: Aunque parezca básico, no exhibir el horario laboral es una infracción leve sancionada por SUNAFIL.
- Configura el almacenamiento de datos por 5 años: El sistema debe conservar todos los registros históricos. Los sistemas biométricos modernos lo hacen automáticamente en nube o en servidor local.
- Capacita a tu equipo: Todos los trabajadores deben conocer el procedimiento de marcado y entender que deben registrar ellos mismos su asistencia.
- Genera reportes periódicos: No esperes una inspección para revisar tus datos. El sistema debería permitirte exportar reportes de asistencia, tardanzas y horas extras en cualquier momento.
Un inspector de SUNAFIL puede presentarse sin previo aviso y solicitar el registro de asistencia de los últimos 5 años. Un sistema biométrico te permite presentar esa información en minutos.
¿Por qué un sistema biométrico es la mejor solución para cumplir con SUNAFIL?
Un terminal biométrico de asistencia resuelve de forma automática y permanente los tres grandes problemas que generan infracciones ante SUNAFIL:
| Problema | Registro Manual | Sistema Biométrico |
|---|---|---|
| Marcado por terceros (suplantación) | ✗ Imposible de evitar | ✓ Eliminado por diseño |
| Datos alterados o incorrectos | ✗ Muy fácil de modificar | ✓ Registro inalterable |
| Hora y minutos exactos | ~ Depende de la persona | ✓ Automático con marca de tiempo |
| Conservación 5 años | ✗ Libros se pierden o deterioran | ✓ Almacenamiento digital automático |
| Generación de reportes para SUNAFIL | ✗ Manual y lento | ✓ Exportación automática en minutos |
| Control de horas extras | ~ Cálculo manual propenso a errores | ✓ Cálculo automático con el software |
| Costo de implementación | ✓ Bajo inicial | ~ Inversión única con retorno rápido |
Los sistemas biométricos modernos incluyen software que genera automáticamente reportes de asistencia, tardanzas y horas extras exportables a Excel — listos para presentar ante SUNAFIL.
¿Qué equipos de control de asistencia están disponibles en Perú?
Existe hoy una amplia variedad de terminales biométricos que se adaptan a distintos tamaños de empresa y presupuesto. Los más utilizados en el mercado peruano trabajan con huella digital, reconocimiento facial o ambos, y se conectan por TCP/IP o WiFi para sincronizar los datos con el software de gestión.
En Max Security Peru contamos con equipos para empresas de todos los tamaños, desde terminales de entrada hasta soluciones con reconocimiento facial de alta precisión. Nuestros sistemas incluyen el software de gestión, configuración completa y soporte técnico.
Cobertura de instalación: Lima y todo el Perú
Si tu empresa está en Lima, nuestro equipo técnico realiza la instalación y configuración completa en tus instalaciones. Si te encuentras en Trujillo, Chiclayo, Iquitos, Tarapoto u otra ciudad del interior, enviamos el equipo preconfigurado por Olva Courier y brindamos soporte remoto para dejarlo funcionando correctamente desde el primer día.
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Preguntas Frecuentes sobre SUNAFIL y el Control de Asistencia
SUNAFIL exige un registro permanente que incluya: nombre y RUC del empleador, nombre y DNI de cada trabajador, y la fecha con hora y minutos exactos de ingreso y salida. El marcado debe ser personal (no puede hacerlo un tercero), el registro debe ser inalterable y conservarse durante 5 años. La base legal es el Decreto Supremo N° 004-2006-TR.
No tener un registro de asistencia es una infracción grave que puede generar multas desde 3 UIT (S/ 16,200 en 2026). Si además hay trabajadores afectados en su pago de horas extras, la multa puede escalar hasta 20 UIT (S/ 108,000). SUNAFIL puede iniciar el proceso sancionador incluso por denuncia anónima, sin necesidad de una queja formal del trabajador.
La ley acepta tanto registros físicos (libros, tarjetas) como digitales (sistemas biométricos, apps). Sin embargo, ambos deben cumplir con los mismos requisitos de inalterabilidad y conservación. En la práctica, los registros manuales son mucho más vulnerables a cuestionamientos ante SUNAFIL porque son fácilmente manipulables. Los sistemas biométricos ofrecen una evidencia tecnológica mucho más sólida.
Sí, siempre que registre los datos mínimos requeridos por ley: RUC del empleador, DNI del trabajador, y fecha con hora y minutos de entrada y salida. Los terminales biométricos modernos cumplen todos estos requisitos automáticamente y además generan reportes exportables que facilitan cualquier auditoría o inspección laboral.
La normativa establece un periodo de conservación de 5 años. Durante ese tiempo, los registros deben estar disponibles para ser presentados ante inspectores de SUNAFIL, representantes sindicales o los propios trabajadores que los soliciten. Los sistemas biométricos con almacenamiento digital facilitan enormemente este cumplimiento.
Sí, la obligación de llevar un registro de la jornada laboral también aplica a los teletrabajadores. En este caso, se pueden usar plataformas web o aplicaciones móviles con geolocalización. Adicionalmente, los teletrabajadores tienen derecho a un mínimo de 12 horas continuas de desconexión digital, y su incumplimiento es una infracción muy grave para el empleador.
No necesariamente. El personal de dirección que representa al empleador y tiene poder de decisión autónoma sobre el negocio está exceptuado de la obligación de marcar asistencia. Sin embargo, si en la práctica ese personal cumple horarios fijos y está sujeto a control, SUNAFIL puede aplicar la primacía de la realidad y exigir el registro correspondiente.
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